Thuật ngữ khi sử dụng tổng đài nội bộ

Chúng tôi có thể nói rằng, tổng đài nội bộ rất rất cần thiết đối với Doanh nghiệp muốn ứng dụng công nghệ vào quản lý, bán hàng…để Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.

Sơ đồ mà tổng đài có thể đáp ứng

Thuật ngữ liên quan đến tổng đài.

DâyThuê bao điện thoại là gì ? Là số điện thoại đựơc cung cấp bởi các nhà cung cấp (Bưu điện Viettel, Saigon Postel…)
Trung kế ( Central Office CO – Trunk ) là gì ? nói về đường dây điện thoại của công ty lắp vào tổng đài điện thoại nội bộ để công ty giao dịch.
Trung kế luồng ( E1, T1 ) là gì ? thay vì thuê bao từng đường dây điện thoại, 1 công ty có nhu cầu giao dịch nhiều có thể thuê bao theo luồng ( E1: 30 thuê bao thoại – 2 kênh báo hiệu, T1: 24 thuê bao thoại ) để giao tiếp vào tổng đài.
Dây thuê bao nội bộ ( extension ), máy lẻ là gì ? mỗi tổng đài có 1 phương thức đánh số thuê bao nội bộ khác nhau nhưng tập trung lại là: chỉ định 1 số điện thoại cho 1 cá nhân để khi cần liên lạc với các nhân đó, chỉ cần bấm số danh bạ nội bộ của người đó.
Transfer ( Chuyển cuộc gọi ) là gì ? Khi thuê bao điện thoại gọi vào công ty, lễ tân nghe máy, mục tiêu của cuộc gọi là một thuê bao khác (như kinh doanh, kỹ thuật… có thể là thuê bao nội bộ hoặc thuê bao điện thoại, kể cả di động hoặc thuê bao quốc
Forward ( chuyển hướng gọi ) là gì ? Khi có nhu cầu tiếp nhận không bỏ sót bất kỳ cuộc điện thoại gọi đến, người dùng có thể chuyển hướng cuộc gọi đến một thuê bao khác mà mình đang sử dụng
Paging là gì ? Một sự cố bất ngờ ( hoả hoạn, họp đột xuất,…) hoặc cần thông báo rộng rãi trong phạm vi thiết lập trước sẽ được thông báo ra hệ thống loa từ bất kỳ máy điện thoại nào mà người dùng có thể tiếp cận để nhanh chóng thông báo xử lý sự cố
DISA ( Direct Inward System Access ) là gì ? Hệ thống truy nhập trực tiếp thuê bao cho phép người dùng tiếp cận tới thuê bao không thông qua lễ tân
OGM ( Outgoing Message ) là gì ? Bản tin thông báo và lời chào ghi âm được phát ra để hướng dẫn người dùng các bước tiếp cận tiếp theo
Time Service: ( Thời gian phục vụ ) là gì ? Cho phép cài đặt thời gian phục vụ ( Ngày/Đêm/Trưa ) theo từng nhu cầu.
Khi kết hợp Time Service với DISA thì với mỗi khoảng thời gian đó sẽ có lời hướng dẫn riêng.
Call ID là gì ? Hiển thị số gọi đến.
DECT phone là gì ? Máy điện thoại mẹ bồng con kỹ thuật số
IP phone là gì ? Một thuê bao có số IP tĩnh có thể gọi 1 thuê bao IP khác trên mạng Internet thông qua các đường truyền liên thông (Lease line, ISDN, ADSL…) không tốn cước phí (xu hướng hiện nay) và không phân biệt biên giới.
Indicate console: Hiển thị trạng thái bận/rỗi của thuê bao nội bộ
DND ( Do not Disturb – Không làm phiền ) : Chế độ cài đặt máy bận khi không muốn tiếp cuộc gọi đến để xử lý vụ việc khác (hội họp, tiếp khách)
Door phone/Door Opener: Chức năng thực hiện điều khiển đóng mở cửa hoặc thông báo nội dung cho người có thẩm quyền thông qua hình thức thoại (kết hợp vớ DISA-OGM, có thể mở cửa từ xa)
Hold : Giữ cuộc gọi để xử lý thông tin, đầu dây bên kia được nghe nhạc do thiết bị phát ra.
Emergency/ VIP call: Khi có nhu cầu thoại nhưng trung kế đã bị chiếm hết, thuê bao có chức năng này có thể ngắt bất kỳ trung kế nào để thực hiện cuộc thoại của mình.
Hot line/Warm line: Khi nhấc máy lên, máy được chỉ định sẽ đổ chuông ngay lập tức (Hotline) hoặc đổ chuông sau vài giây (Wrmline) mà không cần bấm số.
Call Waiting: 1 cuộc điện đàm đang diễn ra, 1 cuộc gọi khác đang đến, người nghe được thông báo bằng âm hiệu đổ chuông (tút..tút), khi đó, người nghe có thể giữ cuộc gọi đang điện đàm, xử lý cuộc gọi đến và sau đó tiếp tục đàm thoại.
Extention Lock: Khoá máy nội bộ không cho người khác sử dụng bằng password do người dùng tạo ra.
UCD (Uniform Call Distribution): Hình thức đổ chuông phân phối cho từng nhóm máy (Group) theo kiểu quay vòng (Ring) hoặc đầu cuối (terminate), chức năng này thường dùng cho các nhóm máy như nhóm kinh doanh, tư vấn, bánh hàng,…)
Conferrence – đàm thoại hội nghị : Hình thức nói chuyện/ hội nghị qua thoại 3-4-5 người bằng cách kết nối từ hệ thống tổng đài điện thoại
Call Pickup: Khi thuê bao A đang bận xử lý công việc, thuê bao B có thể chiếm chuông thoại của thuê bao A để xử lý giúp cho thuê bao A. Khả năng xảy ra khi 2 thuê bao cùng nhóm.
Voice mail: Hệ thống hộp thư thoại lưu trữ/ hướng dẫn tín hiệu thoại
Liên hệ với chúng tôi: Công ty TNHH đầu tư thương mại Bảo Châu
VPGD: 526 Quang Trung Q. Hà Đông - Hà Nội

Số điện thoại: 0968652588 – 0965883266 - 02485886899

Facebook:https://www.facebook.com/ctybaochau
Email: vienthongbaochau@gmail.com.

Webside : https://vienthongbaochau.com.vn