Tính năng và tác dụng của tổng đài điện thoại

Tổng đài điện thoại là một hệ thống chuyển mạch giúp các thiết bị đầu – cuối liên lạc gọi nội bộ cho nhau và có thể gọi ra ngoài trên 1 số điện thoại duy nhất

Mô hình tổng đài điện thoại Analog

Về cơ bản thì tổng đài điện thoại hoàn chỉnh gồm có 3 phần:

Phần 1: Tín hiệu đầu vào do nhà cung cấp dịch vụ:

Tín hiệu có thể là IP (điện thoại cố định IP), hoặc tín hiệu analog (điện thoại cố định analog truyền thống), hoặc tín hiệu tổng hợp từ đường truyền trung kế số luồng E1.

Tùy thuộc vào quy mô, nhu cầu của mỗi Doanh nghiệp mà chọn tín hiệu đầu vào cho phù hợp. Nếu nói đến tín hiệu ổn định và tối ưu trong hệ thống điện thoại cố định thì đường truyền trung kế số luồng E1 luôn là lựa chọn số 1 cho hầu hết mọi Doanh nghiệp.

Phần 2: Thiết bị chuyển mạch (tổng đài).

Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu số lượng máy nhánh sử dụng mà Doanh nghiệp chọn dung lượng tổng đài cho phù hợp, tránh gây lãng phí. Quý khách nên đưa ra nhu cầu sử dụng cho các đơn vị bán tổng đài sau đó yêu cầu họ gửi bảng báo giá và tư vấn chi tiết. Quý khách chỉ quyết định lựa chọn tổng đài khi đã hiểu tường tận, nếu chưa hiểu thì quý khách nên yêu cầu đơn vị bán tổng đài tư vấn lại còn mua hay không mua thì tính sau.

Tổng đài NEC và tổng đài Panasonic có độ ổn định cao

Tổng đài NEC và tổng đài Panasonic luôn có độ ổn định cao

Phần 3: Thiết bị đầu cuối (điện thoại cố định).

Thiết bị đầu cuối thì đơn giản hơn, quý khách có thể mua điện thoại cố định bán rất nhiều trên thị trường giá từ khoabgr 150.000 đ/máy. Tuy nhiên, quý khách nên mua cùng chỗ quý khách mua tổng đài sẽ thuận tiện hơn(tất nhiên giá không được cao), đơn vị bán tổng đài sẽ hỗ trợ trọn gói việc đi dây đến từng vị trí đặt máy, cấu hình tổng đài nội bộ, ghi âm (nếu cần) và hướng dẫn sử dụng cũng như bảo hành sau này nữa.

Điện thoại cố định được bán rất phổ biến trên thị trường

Tác dụng của tổng đài nội bộ?

Tổng đài nội bộ cho phép ta trang bị cho mỗi phòng ban, thậm chí là mỗi nhân viên một máy điện thoại…và đó là 1 số nội bộ riêng biệt.
Bạn không mất thời gian đi từ phòng này sang phòng khác để bàn công việc. Thay vào đó bạn có thể gọi điện thoại từ phòng này sang phòng kia để trao đổi công việc …hoặc cho từng người để trao đổi công việc. Việc gọi điện thoại nội bộ trong hệ thống tổng đài đơn giản và không hề mất phí.
Khác với việc đấu song song để nhiều người cùng dùng 1 số điện thoại. Khi bạn đang nói chuyện người khác nhấc máy lên sẽ nghe thấy bạn đang nói chuyện với khách. Với tổng đài việc các máy lẻ trong hệ thống liên lạc nói chuyện với khách hàng hay nói chuyện trao đổi nội bộ là hoàn toàn không bị người thứ ba làm phiền hoặc nghe xen.
Cơ quan bạn có nhiều phòng ban, bạn phải trang bị cho mỗi phòng bạn 1 số thuê bao cố định từ bưu điện. Điều đó làm cho:

+ Số lượng thuê bao bạn phải thuê khá nhiều

+ Mặc dù nhiều vậy nhưng trong phòng có khi vẫn phải xếp hàng chờ đợi để được gọi, trong khi đó khách hàng từ bên ngoài lại không thể gọi vào vì máy đang bận

+ Bạn có thấy khó chịu không ? khi bạn đang chờ 1 cuộc điện thoại của khách hàng mà người khác lại đang có 1 cuộc nói chuyện khá lâu với khách.

+ Trong khi phòng bạn rất cần điện thoại để liên lạc thì phòng bên cạnh điện thoại lại không dùng đến.

Khi bạn sử dụng tổng đài, điều này sẽ được giải quyết:

+ Tất cả các đường thuê bao sẽ được đưa vào tổng đài, khi đường thuê bao này bận tổng đài tự tìm đến đường thuê bao đang rỗi để bạn có thể sử dụng cho cuộc gọi đi hoặc gọi đến.

+ Bạn sẽ tận dụng được những đường thuê bao rảnh rỗi để sử dụng và khai thác tối đa các đường thuê bao bạn đang có một cách hiệu quả.

+ Bạn có thể giảm bớt số lượng thuê bao với bưu điện so với việc trang bị cho mỗi phòng ban một số thê bao.

Bạn có thể phân cấp sử dụng cho các nhân viên trong cơ quan.

+ Cho phép người này được gọi đi động, đường dài. Nhưng người khác thì chỉ được gọi nội tỉnh. Hoặc có những người không có nhu cầu liên lạc thì chỉ được dùng để liên lạc nội bộ.

+ Bạn có thể quản lý cuộc gọi của mỗi nhân viên thông qua việc cấp mã cho từng nhân viên…để mỗi khi gọi họ phải bấm qua mã. Điều này giúp bạn quản lý tốt chi phí điện thoại trong cơ quan bạn.* Hệ thống tổng đài tạo lên tính chuyên nghiệp trong công việc.

+ Khách hàng đến gặp bạn để trao đổi công việc, thay vì lễ tân chạy vào thông báo cho bạn biết, nhân viên lễ tân chỉ việc nhấc máy và gọi cho bạn theo số máy lẻ của bạn. Hoặc đơn giản bảo vệ cũng có thể thống báo cho bạn biết, bạn có người đến chờ và xin gặp.

+ Khi có cuộc gọi đến, thay vì 1 ai đó nhấc máy nghe và nói khách hàng chờ và đi gọi bạn giờ đây nhân viên trực điện thoại sẽ nghe và bấm chuyển đến cho bạn mà không ai cần rời khỏi vị trí.

+ Hoặc hơn nữa khi khách hàng gọi đến họ có thể nghe những hướng dẫn phát ra từ hệ thống và khách hàng có thể tự bấm đến số máy lẻ của bạn.